Projektgennemførelse:
Med støtte fra bl.a. Bolig- og Planstyrelsen har det almene boligselskab, fsb, fået udviklet opgavestyringssystemet eDrift, som med en open-source kode er stillet gratis til rådighed for alle. Med eDrift kan boligafdelingerne styre og skabe overblik over drifts- og beboerserviceopgaver. fsb har en forventning om, at eDrift vil kunne spille en væsentlig rolle, når driftsopgaverne skal koordineres på tværs af flere boligafdelinger og i forhold til at få sendt den rigtige medarbejde afsted til den rigtige opgave.
Den digitale metode:
fsb benytter opgavestyringssystemet til at gøre driftsplaner og beboerserviceopgaver, herunder vedligeholdelsesvejledninger, let tilgængelige og anvendelige på en digital platform.
I systemet kan der oprettes hhv. tilbagevendende driftsopgaver, ad hoc driftsopgaver, beboerservice-opgaver og administrative opgaver.
Ejendomskontoret estimerer hvor længe opgaven skal tage og om opgaven skal tildeles en specifik medarbejder. Medarbejderen kan på sin smartphone registrere start og afslutning på opgaven, ligesom de kan få en beskrivelse af opgaven. Ved tilbagevendende opgaver vil en vejledning til opgavens udførelse kunne gøres tilgængelig, så medarbejdere kan forberede sig og medbringe de nødvendige reservedele og værktøj.
Udbytte af det digitale værktøj:
fsb fremhæver, at det med eDrift er blevet lettere at holde styr på hvilke opgaver, der ligger og venter, så de sikrer sig, at opgaver ikke bliver glemt og medarbejdere ved, hvad de forskellige opgaver består i. Det er særligt brugbart, når en afløser sendes afsted på opgave.
Ifølge fsb er har systemet sikret en god organisering af opgaver, så de bliver løst på det rigtige tidspunkt og at medarbejderressourcer udnyttes mest effektivt. Samtidig sikrer eDrift dokumentationen for udførte opgaver og der opbygges mere og mere data og statistik på opgaver, der vil kun bruges til yderligere effektiviseringer.